Procedura zgłoszeń wewnętrznych

I. Cel wprowadzania procedury

Celem wprowadzania niniejszej procedury, jest zapewnienie funkcjonowania mechanizmu zapewniającego przeciwdziałanie i zwalczanie wszelkich nieprawidłowości związanych z funkcjonowaniem spółki. Mechanizm ten polega na istnieniu kanału anonimowego zgłaszania nieprawidłowości oraz ustanowieniu procedury efektywnego rozpatrywania zgłoszeń, jak również dbałość o interesy osób zgłaszających nieprawidłowości i zapewnienie im ochrony przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.

II. Definicje

1) Nieprawidłowość – zaistniałe lub potencjalne naruszenie prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie, a także próba ukrycia takiego naruszenia prawa w szczególności w zakresie:

• bezpieczeństwa dzieci i młodzieży;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• łamania praw pracowniczych;
• naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
• przestępstw gospodarczych;
• naruszenia zakazu konkurencji oraz ujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa.

2) Zgłoszenie – informacja o rzeczywistych lub potencjalnych nieprawidłowościach, zgłoszona w ramach systemu zgłoszeniowego.

3) Zgłaszający – osoba fizyczna, która dokonała zgłoszenia, zwłaszcza pracownik, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilno-prawnej, potencjalny pracownik, wspólnik.

4) System zgłoszeniowy – ogół środków organizacyjno-technicznych służących do zgłaszania nieprawidłowości i zarządzania zgłoszeniami.

5) Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem, a które narusza prawa Zgłaszającego lub wyrządza Zgłaszającemu Szkodę.

III. Sposób dokonywania Zgłoszenia

1. Zgłaszający powinien zapoznać się z niniejszą procedurą przed dokonaniem Zgłoszenia.

2. Tekst procedury jest udostępniony na stronie internetowej spółki pod adresem: www.piwoni.pl

3. Zgłoszeń należy dokonywać mailowo, na adres e-mail: zgloszenia@podstawow.piwoni.pl.

4. W celu dokonania zgłoszenia, należy przesłać wiadomość e-mail z możliwie najdokładniejszym opisem zdarzenia na adres mailowy podany w punkcie 3.

5. W celu dokonania anonimowego zgłoszenia, należy założyć nowy adres e-mail o losowej nazwie i z tego adresu przesłać wiadomość e-mail z możliwie najdokładniejszym opisem zdarzenia na adres mailowy podany w punkcie 3.

6. W celu dokonania zgłoszenia w formie ustnej, należy skierować się do działu kadr Prywatnych Szkół Leonarda Piwoni sp. z o.o. z siedzibą w Szczecinie i dokonać zgłoszenia dowolnej kadrowej.

IV. Zasady obsługi zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie rozpatrywane jest wyłącznie przez osobę upoważnioną przez spółkę, obsługującą adres mailowy do Zgłoszeń. Osoba ta zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji dotyczących Zgłaszającego.

2. Zgłoszenia rozpatruje się pod kątem kwalifikacji jako uzasadnione lub nieuzasadnione.

3. Informacja o otrzymaniu Zgłoszenia przekazywana jest Zgłaszającemu w terminie 7 dni od przyjęcia Zgłoszenia.

4. Informacja o wyniku kontroli Zgłoszenia, przekazywana jest Zgłaszającemu w terminie trzech miesięcy od otrzymania Zgłoszenia.

5. Spółka prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawierający: numery zgłoszeń, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe Zgłaszającego, datę i formę Zgłoszenia oraz informacje o działaniach następczych.

V. Zasady ochrony danych osobowych

Dane osobowe Zgłaszających, jak i osób, których Zgłoszenia dotyczą, podlegają ochronie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o ochronie danych osobowych oraz RODO.

VI. Ochrona Zgłaszającego

Zgłaszający działający w dobrej wierze oraz osoby wspomagające go działające w dobrej wierze, zostają objęci ochroną przed działaniami odwetowymi. Ochrona ta polega w szczególności na przeciwdziałaniu nieobiektywnym działaniom podjętym w związku ze Zgłoszeniem, w tym zwłaszcza dotyczącym rozwiązania stosunku pracy ze Zgłaszającym, czy działaniami o charakterze mobbingu i dyskryminacji.

VII. Odpowiedzialność za nieprawdziwe zgłoszenie

Osoby, które świadomie dokonają Zgłoszenia nieprawdziwych informacji, zostaną pociągnięte do odpowiedzialności dyscyplinarnej oraz cywilnej za wyrządzone szkody, w tym naruszenie dóbr osobistych.

VIII. Wejście w życie

Zgodnie z art. 24 ustawy o ochronie sygnalistów, niniejsza procedura wchodzi w życie z upływem 7 dni od jej ogłoszenia tj. z dniem 25 września 2024 r.